5 Tipps: Weniger E-Mails dank Screen-Captures

Bis Ende 2017 werden weltweit 269 Milliarden E-Mails verschickt worden sein. In Zahlen: 269.000.000.000! Wie viele dieser Mails kommen wohl durch Rückfragen und Erklärungen zustande? Vermutlich eine ganz Menge! Es wird viel Zeit (und damit Geld) darauf verwendet, Dinge zu klären. In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie sich Screen-Captures einsetzen lassen, um visuell zu kommunizieren und ein endloses Hin und Her von E-Mails zu vermeiden.

1. Abkürzen der Feedbackschleife

Es ist einfach, Kommentare oder Vorschläge in einem Google Docs-Dokument zu hinterlegen. Aber wie viel Kontext geht wohl in diesen Textkommentaren verloren? Nehmen Sie stattdessen ein Video auf, in dem Sie Ihre Kommentare durchgehen und erläutern, damit der Autor genau versteht, was Sie meinen.

2. Bilder statt Worte

Was würden Sie bevorzugen?

einfache E-Mail mit Feedback

ODER

Screen-Capture-Bessere-Email

 

3. Einführung in Programme oder Tools

Wenn man sich dauernd wiederholen muss, geht viel Zeit verloren. Werden Sie regelmäßig gebeten, neue Mitarbeiter in die zahllosen Softwareprogramme und Technologien einzuführen, die Ihr Unternehmen nutzt? Nehmen Sie doch einfach ein Video auf, in dem Sie alles Schritt für Schritt erläutern und stellen Sie es an einem zentralen Ort bereit, wo alle jederzeit darauf zugreifen können – zum Beispiel im firmeneigenen Intranet.

4. Aktuelle Informationen zu Projektergebnissen

Sie haben gerade eine große Studie abgeschlossen und alle Daten analysiert. Jetzt möchten Sie Ihrem Team die Ergebnisse präsentieren. Sie können eine lange E-Mail schreiben, eine Besprechung einberufen oder eine PowerPoint-Präsentation erstellen. Oder Sie machen einfach ein Video. Das eignet sich für diesen Zweck sehr gut, weil die Betrachter selbst bestimmen können, wann sie es anschauen und weil es auch später noch zum Nachschauen verfügbar ist. Zudem erreicht es mehr Leute als in einen Konferenzraum passen.

Screen-Capture-Graph

 

5. Fehlerberichte

Im technischen Support und generell in der IT lässt sich mit Screenshots viel erreichen. Wenn ich auf einen Fehler stoße, mache ich nach Möglichkeit immer einen Screenshot für die IT-Abteilung, um die Diagnose zu erleichtern. Manchmal heißt es dann „Alles klar, tu einfach das und das“. Und manchmal: „Oh, das ist neu – ich schaue es mir mal genauer an.“ So oder so: Der Screenshot zeigt genau, wo das Problem liegt, ohne dass man einen ganzen Absatz darauf verwenden muss, es zu beschreiben.

Screen-Capture-Fehlermeldung

 

Nicht alle diese Anwendungsszenarien kommen vollständig ohne E-Mail aus. Aber das E-Mail-Aufkommen lässt sich damit erheblich verringern. Es ist ziemlich unwahrscheinlich, dass wir E-Mails ganz und gar abschaffen werden. Aber wir können ganz bestimmt unseren Beitrag dazu leisten, die E-Mail-Flut zu reduzieren.

Wie können Sie Screenshots in Ihrem Unternehmen einsetzen, um das Mailaufkommen zu senken? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen – und abonnieren Sie den Blog, um weitere nützliche Tipps zur visuellen Kommunikation zu erhalten.