5 Tipps zur besseren Planung und Koordination von Messeauftritten

Für viele Firmen sind Messen eine wichtige Gelegenheit um Produkte zu präsentieren, neue Kunden zu gewinnen und Partnerschaften zu knüpfen. Für TechSmith ist dies nicht anders und so werden wir in den kommenden Monaten unter anderem auf der tekom/tc-world Messe in Stuttgart und der LEARNTEC Messe in Karlsruhe mit einem Stand vertreten sein.

Zu einem erfolgreichen Auftritt gehört die richtige Vorbereitung und viele verschiedene Details müssen miteinander verknüpft werden. Es ist wichtig einen Weg zu finden, alle benötigten Informationen effizient an alle MItarbeiter weiterzugeben, die bei der Messe mitmachen.

TechSmith’sTradeshow Managerin Jo Sutka gibt Ihnen einige bewährte Tipps, mit denen Sie sich die Arbeit für alle Beteiligten leichter machen können.*

 

Das A & O: Die Briefing-Mappe

Hier sind alle Informationen enthalten, die Ihre Mitarbeiter während der Messe oder Konferenz brauchen und sind somit vor Ort zur Hand.  In unserer Briefing-Mappe stelle ich alle wichtigen Informationen zusammen, also z.B. die An- und Abreisedetails für alle Kollegen, Hoteldetails, Telefonnummern, Anmeldeinformationen für die Computer, Standbeschreibung, Grafiken, Ausstellungsplan, Konferenzprogramm usw. Hierbei verwende ich oft Grafiken, da visuelle Informationen klarer sind und leichter aufgenommen werden können. Das scheint auf den ersten Blick viel Aufwand zu sein, wird von den Kollegen aber sehr geschätzt und sorgt während der Messe für einen reibungslosen Ablauf.

Hier sind nun fünf verschiedene Arten, wie ich Bilder in meine Briefing-Mappen integriere:

 

1. Ausstellungsplan der Messehalle

Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Übersicht der Ausstellungshalle, das hilft enorm. Ich mache einen Screenshot des gesamten Plans und kennzeichne, wo unser Stand ist, wo die Konkurrenz ihre Stände hat und wo andere Partner oder Händler zu finden sind. So finden alle schnell die richtigen Gesprächspartner und Kontakte. Mit dem neuen Panorama-Capture in Snagit ist es jetzt noch leichter, auch große Ausstellungsräumlichkeiten ins Bild zu bekommen.

Ausstellungsplan aufnehmen

2. Übersicht des Messestandes

Ich zeige in der Briefing-Mappe auch die Standfläche und die Grafiken, die wir an unserem Stand nutzen. Es ist sehr hilfreich zu sehen, wo genau die verschiedenen Anschlüsse sind und wo die Tische, die Aufsteller, Kulissen und Prospekte platziert werden sollen. Solche gute Vorbereitung reduziert (hoffentlich!) die Anrufe, die Sie von den Mitarbeitern spätabends oder am Wochenende bekommen, wenn am Stand die Panik ausbricht.

Messestand Entwurf

3. Formulare

Wirklich? Ja! Erfahrungsgemäß ist einer der größten Stressfaktoren am Messestand, wenn die Rücksendeformulare ausgefüllt werden müssen und der Abholung organisiert werden muss. Machen Sie vorab einen Screenshot und illustrieren Sie, was die wichtigsten Punkte sind. So haben alle Kollegen ein perfektes Musterexemplar in der Hand. Das vermeidet das lange Suchen in letzter Minute und reduziert Stress und Fehler beim Versand. Sie bekommen alle Materialien termingerecht so zurück, wie es sein sollte. Falsch ausgefüllte Formular können zusätzliche Versandkosten und Verzögerungen bei der Auslieferung verursachen.

tradeshow-anleitung

4. Besucherzahlen und Zielgruppenauswertung

Auf vielen Messeveranstaltungen und Konferenzen bekommen Sie gute Grafiken, die demographische Auswertungen der Besucher illustrieren. Schließen Sie solche Grafiken in Ihre Briefing-Mappe ein. Das dauert nur einen Moment, aber macht die gezielte Gesprächsvorbereitung für Ihre Mitarbeiter sehr viel einfacher.

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5. Anmeldeinformationen für die Computer

Wer am Stand arbeitet, muss sich normalerweise in sehr viele verschiedene Systeme einloggen. Es gibt spezielle Benutzerkonten für die verschiedenen Computer und je nach Zielgruppe müssen unterschiedliche Beispielprojekte geöffnet, vorbereitet und verknüpft werden. Um eine Flut von Anrufen bei den Organisatoren oder der IT-Abteilung von vornherein zu vermeiden, sollten Sie diese Informationen in der Briefing-Mappe übersichtlich zusammenstellen.

Beispiel von Anmeldeuniformen

Probieren Sie die oben genannten Tipps bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Messe einmal aus. Sie werden sehen, dass mit einer gut zusammengestellten Briefing-Mappe die Veranstaltung viel reibungsloser abläuft.

Auch wenn Sie vielleicht schon ähnliche Dokumente zusammenstellen, können Sie diese mit Bildern stark verbessern. Laden Sie sich eine kostenlose Testversion von Snagit 13 für Windows oder Snagit 4 für Mac herunter und probieren Sie es aus.

Und was gehört Ihrer Meinung nach sonst noch in so eine Briefing-Mappe? Welche Tipps für den Messeauftritt und die Vorbereitungen haben Sie sonst noch?

*Dieser Artikel erschien ursprünglich auf dem englischsprachigen TechSmith Blog. Die Kommentare werden trotzdem von Jo Sutka gelesen und beantwortet 😉