Neue Studie: Kommunikationstil entscheidend für Produktivität in Unternehmen

Die Generation der „Millennials“ stellt traditionelle Arbeitsmuster in unterschiedlicher Weise auf den Kopf. Kommunikation und Produktivität sind eng verlinkt. Die Art der unternehmensinternen Kommunikation hat den größten Einfluss auf Einsatz und Engagement. Die jungen Mitarbeiter haben klare Präferenzen für moderne, visuelle Kommunikation.

Eine neue, von TechSmith in Auftrag gegebene Studie zeigt, dass viele Unternehmen die modernen, von den jungen Mitarbeitern bevorzugten visuellen  Formen der Kommunikation nicht implementieren.

TechSmith entwickelt schon seit über 25 Jahren Softwarelösungen, die Unternehmen und Privatpersonen ermöglichen, visuelle Kommunikationsmedien zu erstellen. Diese Studie sollte den Wert visueller Kommunikation in Unternehmen untersuchen. Aufgrund unserer Erfahrung hatten wir bestimmte Erwartungen, was die Ergebnisse anging:

  • Menschen — besonders aber junge Mitarbeiter — bevorzugen Kommunikationsmedien mit visuellen Inhalten.
  • Menschen verstehen und befolgen Anleitungen besser, wenn visuelle Elemente enthalten sind. Das gilt besonders für komplexe Themen.

Die tatsächlichen Ergebnisse der Studie gingen aber weit über diese Erwartungen hinaus. Der Einfluss des Kommunikationsstils ist unternehmensweit spürbar, denn visuelle Medien helfen allen, nicht nur den jungen Mitarbeitern, komplexe Ideen zu verstehen, Informationen in Erinnerung zu behalten und Aufgaben besser auszuführen.

Die Ergebnisse

In einer Umfrage unter 4.500 Büroangestellten in sechs verschiedenen Regionen stellten wir fest, dass jüngere Mitarbeiter visuelle Inhalte in ihrer Kommunikation deutlich bevorzugen. Auch privat nutzen die jungen Leute visuelle Kommunikation auf Plattformen wie Instagram, Snapchat, Facebook usw. Aus diesem Grund wünschen Sie sich auch im Unternehmen mehr visuelle Materialien.

Millennials bevorzugen die visuelle Kommunikation

Weitere Fakten:

  • Für Millennials ist es doppelt so wahrscheinlich, dass sie visuelle Kommunikationsmethoden am Arbeitsplatz wünschen als die Generation der Baby Boomers.
  • Mehr als 64% der Millennials sagen, dass sie Informationen schneller verstehen, wenn diese visuell vermittelt werden. Nur 7% sind anderer Meinung.
  • 58% sagen, dass sie Informationen länger in Erinnerung behalten, wenn diese visuell kommuniziert wurden. Unter 8% stimmen dem nicht zu.
  • Mehr als 54% finden, dass sie sich mehr vom visuellen Inhalt merken als vom reinen Text, nur knapp über 9% der Befragten teilen diese Auffassung nicht.

Unternehmen scheitern in der Kommunikation mit jungen Mitarbeitern

Die Studie zeigte auch, dass viele Unternehmen mit jungen Mitarbeitern ineffizient kommunizieren. 44% der befragten Millennials sagen, dass der Kommunikationsstil in ihrem Unternehmen veraltet ist, dagegen stehen nur 29%, die mit der Kommunikation zufrieden sind.

Da die Millennials jetzt die zahlenmäßig am stärksten vertretene Generation in der modernen Arbeitswelt sind, kann das für Unternehmen ein ernstes Problem sein.

67% der Millenials bevorzugen bildorientierte Tools am Arbeitsplatz. 59% mögen Video-Tools. 50% bevorzugen kurze Videos. 49% wollen am liebsten animierte GIFs.

Visuelle Inhalte helfen allen im Unternehmen — nicht nur den Millennials

Unsere Forschungsergebnisse belegen, dass fehlende visuelle Kommunikation negativen Einfluss auf Produktivität und Engagement in allen Bereichen hat. Das trifft nicht nur auf die Millennials sondern auf alle Mitarbeiter im Unternehmen zu. Anders ausgedrückt: Visuelle Kommunikation hilft allen im Unternehmen.

Unsere Studie beobachtete 125 Büroangestellte, die bestimmte Arbeitsaufgaben erledigen sollten. Diejenigen, die mit Screenshots, Screencasts oder Videos vorbereitet wurden, erledigten die gestellten Aufgaben besser und schneller und waren besser motiviert als die Mitarbeiter, die reine Textanleitungen bekommen hatten. Menschen lernen mit visuellen Anleitungen besser und machen bei der Ausführung weniger Fehler — und das steigert die Produktivität.

Es stellte sich heraus:

  • Zwei Drittel (67%) der Mitarbeiter liefern bessere Ergebnisse, wenn die notwendigen Informationen als Text mit Bildern (Screenshots) oder als Video geliefert wurden statt als reine Textanleitung.
  • Arbeitnehmer nehmen Informationen um 7% schneller auf, wenn schriftliche Anleitungen auch Bilder enthalten.
  • Insgesamt könnten Unternehmen die Präzision der Aufgabenerfüllung um 8%  steigern, wenn sie Text und visuelle Elemente kombinieren würden. Eine Steigerung von 6% wäre mit dem Einsatz von Videos möglich.

 

Pro Aufgabe erscheint eine Verbesserung von 7% oder 8% vielleicht nur unbedeutend. Aber wenn das über einen ganzen Arbeitstag, eine Arbeitswoche oder ein volles Jahr gerechnet wird, ist das Ergebnis beeindruckend.

Die kleinen Produktivitätserfolge addieren sich plötzlich, selbst für einen einzigen Mitarbeiter. Was wäre, wenn Sie diesen Effekt für 200, 2.000 oder sogar 10.000 Mitarbeiter nutzen könnten?

So gesehen könnten Unternehmen, die sich nicht an den modernen Kommunikationsstil anpassen, ernsthafte wirtschaftliche Konsequenzen spüren.

Unsere Methodik bei der Durchführung dieser Studie

TechSmith hilft Unternehmen und Privatpersonen dabei, professionelle und wirkungsvolle Videos und Bilder zur Kommunikation und Wissensvermittlung zu erstellen. Aus diesem Grund wollen wir sicherstellen, dass unsere Produkte den Benutzern wirklich bei den Aufgaben helfen, die sie erledigen wollen. Eine Umfrage unter unseren Kunden hätte uns zwar Ergebnisse geliefert, aber eben nur von Anwendern, die schon aktiv Bilder und Videos erstellen.

Wir wollten realistische, unabhängige und verifizierbare Daten, wie visuelle Inhalte wie beispielsweise Screenshots, Screencasts, Bilder und Videos weltweit in Unternehmen die Kommunikation verbessern. Die Ergebnisse dieser Studie basieren auf zwei verschiedenen Methoden, die von externen Forschungsunternehmen durchgeführt wurden:

 

Die wissenschaftliche Laborstudie

Die wissenschaftliche Laborstudie wurde im Januar 2018 von einem preisgekrönten Doktor der Verhaltensökonomik, Dr. Alastair Goode, mit 125 Büroangestellten durchgeführt.

Szenarien:

Jeder Teilnehmer wurde gebeten, drei typische Büroaufgaben zu erledigen:

  • Einen Beitrag auf eine Website hochzuladen,
  • ein neues Softwareprogramm herunterzuladen und
  • eine Spesenabrechnung auszufüllen.

Die Anleitungsmethoden:

Für jede Aufgabe bekamen jeweils ein Drittel der Testpersonen per Zufallsauswahl eine der folgenden Anleitungstypen:

  • Eine reine Textanleitung (zum Beispiel eine E-Mail, die nur Text enthielt)
  • Text mit statischen Bildern (zum Beispiel eine E-Mail mit Text und Screenshots der Einzelaufgaben mit Anmerkungen)
  • Video (zum Beispiel ein Video, das die Aufgabe Schritt für Schritt zeigt und einen Audiokommentar enthält)

Verständnis, Erinnerungsvermögen und Arbeitsausführung der Teilnehmer wurden bewertet und für jede Kommunikationsmethode verglichen. Die Teilnehmer wurden auch hinsichtlich ihres Engagements bewertet und gefragt, wie leicht oder schwer die Aufgaben für sie waren.

Meinungsforschung

Im Dezember 2017 wurden für den zweiten Teil der Studie 4.500 Büroangestellte in sechs verschiedenen Ländern/Regionen befragt. Dazu gehörten Australien (500), Kanada (500), D/A/CH-Region (1.000), Frankreich (500), UK (1.000) und die USA (1,000).

Die Teilnehmerdaten wurden nach Alter und Geschlecht analysiert (aufgeteilt nach Geburtsjahren: Vor 1928, 1928 – 1945, 1946 – 1964, 1965 – 1980, 1981 – 1997).

Wie können Unternehmen mehr visuelle Inhalte in der internen und externen Kommunikation integrieren?

Solche Änderungen sind manchmal schwer zu implementieren. Es gibt aber verschiedene Methoden, um nach und nach visuelle Inhalte zu integrieren, die relativ leicht, ohne massive Umorientierung verwirklicht werden können.

Wir haben mehrere Blogartikel, die viele Ideen enthalten, wie Sie visuelle Elemente leicht in bestehende Workflows und Prozesse einbauen können:

 

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