Kostensparende Lokalisierung von visuellen Medien

Die Lokalisierung von Medien kann schwierig und komplex erscheinen. Es gibt Tausende von Websites, die Hilfe, Ideen, Lösungen und Serviceleistungen anbieten, um Unternehmen zu unterstützen, die globales Wachstum anstreben.

Allerdings muss der Großteil der mit der Lokalisierung assoziierten Arbeit unternehmensintern gemacht werden, bevor die externen Fachleute zu Rat gezogen werden können. Das bedeutet, dass Sie sofort, ohne zusätzliche Ressourcen und Anlaufkosten mit der Lokalisierung anfangen können. Wir geben heute Tipps zur kostensparenden Lokalisierung von visuellen Medien.

Lokalisierung ist ein Prozess.

Ein Karrierebeispiel: Mit 14 Bäckerlehre in einer Großküche. Lange Arbeitszeiten, ein Knochenjob. Nach einer Weile Einstieg ins Kochen für große Gesellschaften, dann Catering für besondere Veranstaltungen. Hochzeiten und Wohltätigkeitsveranstaltungen, alles im extrem großen Rahmen. Irgendwann dann Aufstieg ins Gastronomie-Management, kontinuierliche Weiterbildung, Prozessverbesserungen, Time Management und vielfach erwiesene Problemlösungskompetenz.

Was hat dieses Karrierebeispiel mit Lokalisierung zu tun? Einfach alles!

In der Gastronomie ist der Schlüssel zum Erfolg ausgezeichnete Organisation, Prozessorientierung, Automation und die Fähigkeit, blitzschnell umzudisponieren und unverhoffte Probleme zu lösen.

Ohne diese Elemente herrscht Verwirrung und Chaos. Sie können das in den beliebten Kochshows miterleben — die gestressten Köche haben ihre Station nicht im Griff, es herrscht Unordnung, das Essen ist noch nicht gar oder zerkocht, manches brennt an und anderes geliert einfach nicht. Die Präsentation am Ende ist schlampig und unappetitlich.

Auch bei der Lokalisierung fangen die meisten von uns klein an. Das Ziel ist allerdings, ein „Meisterkoch“ zu werden und wiederholbare Prozesse zu perfektionieren, bestens organisiert zu sein, zeitlich alles im Griff zu haben und Probleme kreativ zu lösen.

„Einmal & Fertig“ als ideales Prozessmodell

Wenn Sie visuelle Medien für Hilfeartikel, Blogs, Supportdokumentation, Webseiten, Trainingshandbücher usw. anschauen, dann wissen Sie, wie zeitintensiv die Erstellung dieser Medien sein kann. Jedes dieser visuellen Elemente muss sorgfältig erstellt, geprüft und bei Produkt-Updates, neuen Versionen, neuen Werbekampagnen oder Buchpremieren aktualisiert werden. Alle visuellen Medien müssen dann auch noch so gespeichert und archiviert werden, dass sie verlinkt werden können und leicht wiederzufinden sind.

Das „Einmal & Fertig“ Prozessmodell beruht auf der Formulierung  „Zeit ist Geld“. Jedes Mal, wenn ein Medienelement bearbeitet wird, kostet das Zeit und verursacht Wirbel (oder Folgeprozesse). Zeit ist in allen Branchen teuer, folglich wurde Henry Fords Fließband zum Erfolg.

Auf die Lokalisierung von Grafiken angewandt bedeutet das, eine Grafik nur ein einziges Mal zu produzieren (und dann fertig zu sein) – für alle Sprachen. Das scheint eine radikale Idee zu sein, aber es gibt verschiedene Methoden dieses Ziel zu erreichen.

Schauen wir uns ein typisches Beispiel an, um zu illustrieren, was mit den Folgeprozessen gemeint ist.

Für den Screenshot einer Software könnte der Prozess etwa so aussehen:

  • Das Originalbild erstellen, zur Prüfung und Abstimmung senden, Feedback einbauen, den Prozess noch einmal wiederholen und das genehmigte, fertige Bild dann hochladen oder in den Medienressourcen speichern (Hilfe, Internet usw.) bzw. archivieren.
  • Diesen Vorgang für jede Sprachen wiederholen (erfahrungsgemäß dauert das mindestens doppelt so lange pro Sprache).
  • Beim nächsten Update oder der nächsten Version Schritt #1 wiederholen, dann Schritt #2.

Und immer so weiter.

Visuell dargestellt, sieht der Prozess aus wie ein sich drehender Wirbel, der um so tiefer wird, je mehr Sprachen eingebunden werden. Irgendwann wird es zu komplex, es ist unmöglich noch produktiv zu arbeiten und die Lokalisierung in weitere Sprachen wird unmöglich.

Visuell dargestellt sieht der „Einmal & Fertig“-Prozess, der sehr viel effizienter ist, ungefähr so aus:

Einmal das Bild gestalten und für ALLE Sprachen verwenden.

 

Praktische Tipps zur Erstellung von Bildern

1. Wahl der Bildelemente

Es gibt bewährte Praxistipps, an die Sie sich halten sollten, wenn Sie Bilder für Single-Source-Publishing erstellen. Halten Sie sich an diese Praxistipps und Sie werden viel Zeit sparen. Das Ziel ist bei der Lokalisierung visueller Elemente ist, ein einziges Bild für die meisten Sprachen verwenden zu können.

Vermeiden Sie die folgenden Elemente in Ihren Bildern:

  • Handsymbole, Gesten und Körperteile
  • Religiöse Symbole und Icons
  • Tiere, auf die emotionale Reaktionen erfolgen
  • Flaggen und andere politische Bilder

Verwenden Sie stattdessen:

  • Screenshots einer Software
  • Menschen in Bürokleidung oder in schlichter Kleidung
  • Naturbilder
  • Abstrakte Illustrationen
  • Icons, Zeichnungen, geometrische Formen
  • Gegenstände
  • Weltweit anerkannte ISO-Symbole für Berufe, Transportmethoden, Ausrüstung, Geräte und Konsumartikel
  • Standardisierte internationale Verkehrssymbole und Warnsymbole
  • Standardisierte Bilder wie z. B.  wissenschaftliche Symbole

2. Bilder mit Nummern und Tabellen. Kein Text.

Entfernen Sie alle Callouts oder Untertitel aus den Bildern. Trimmen Sie Ihre Bilder gut, um nur den wichtigsten Bildschirmbereich zu zeigen. Fügen Sie eine Beschreibung oder Anleitung unter dem Bild ein. Text außerhalb eines Bildes wird dann in der Datei, die zur Übersetzung geschickt wird, auch in andere Sprachen übersetzt.

Kleine Textreste in der UI müssen bei Anwendung dieser Methode nicht unbedingt übersetzt werden.

 

Englische Version

Französische Version

3. Nutzen Sie Zoom

Zeigen Sie Nahaufnahmen, wenn Sie Anleitungen geben. Und, wenn Sie schon dabei sind, entfernen Sie alle Details, die ablenken würden. Dieser Prozess entfernt die meisten Bereiche, wo eventuell Übersetzungen notwendig wären.

Tipp: Vertraute Elemente sollten immer eingeschlossen werden, um dem Anwender die Orientierung zu erleichtern.

4. Nutzen Sie vereinfachte Bilder (SUI).

Vereinfachte Bilder, auch Simplified User Interface Grafiken gennant, ersetzen Bildschirmbereiche, die Text enthalten, mit einfachen, abstrakten Formen. Ein Vorteil für die Verwendung solcher vereinfachten Bilder ist, dass diese nicht dauernd aktualisiert werden müssen und dass keine Übersetzungen gebraucht werden. Wenn ein vereinfachtes Bildformat verwendet wird, ist keine Lokalisierung der Bilder notwendig.

 

Das Bild soll den Zuschauern die Orientierung auf dem gezeigten Bildschirmbereich erleichtern. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Elemente im Originalbild mit den Formen im vereinfachten Bild abzustimmen. Wenn Sie beispielsweise eine Menüauswahl zeigen wollen, die das vierte Element in einer Spalte mit sechs Elementen ist, dann muss das auch in der vereinfachten Form so dargestellt sein. Oder wenn eine bestimmte Schaltfläche oder ein Icon gezeigt werden soll, muss dieses Element auch im vereinfachten Bild an der gleichen Stelle sein.

 

5. Verwenden Sie nur englische Bilder.

Dieser letzte Vorschlag zur Arbeitsersparnis ist möglicherweise am schwersten zu verstehen. Die traditionelle Vorgehensweise war, alle Bilder in allen Sprachen zu erstellen. An irgendeinem Punkt wurde dieser Prozess aber zu unübersichtlich und die Kosten pro Bild wurden zu hoch. Aus Gründen der Effizienz und Skalierbarkeit sind neue, manchmal radikale Lösungen erforderlich.

Viele Unternehmen halten sich schon an die ersten vier Tipps, was den Übergang zu rein englischen Bildern für manche Projekte wie technische Supportartikel, Hilfethemen usw. leicht und reibungslos macht.

Wenn wir einige größere Unternehmen untersuchen, Evernote zum Beispiel, die in über zwanzig Sprachen übersetzen, dann sehen wir, dass diese Vorgehensweise sehr erfolgreich ist.

Im Beispiel unten wurde der gesamte Text auf der Seite, inklusive Navigationslinks, übersetzt. Das Bild selbst bleibt in Englisch. Achten Sie darauf, wie der Pfeil den Leser auf den wichtigen Bereich hinweist.

Lokalisierung mit englischen Screenshots und grafischen Anmerkungen.

Pfeil und Umrandung heben den wichtigsten Bereich visuell hervor.


Technische und logistische Unternehmen bieten oft auch mehrere Sprachen an, aber die Bilder werden nur in Englisch gezeigt.

Hier ein Beispiel eines mehr technisch ausgerichteten Bildes in Englisch, umgeben von dem übersetzten Seitentext.

Beispiel für Grafik mit englischem Text, umgeben von japanischer Erklärung.

Englische Grafik. Japanischer Text zur Erklärung.

Diese Methode sollte natürlich in Ihrem Unternehmen oder in Ihrem Team im Hinblick auf die globale Strategie und weltweites Wachstum vor der Implementierung diskutiert werden. Wenn rein englische Bilder zusammen mit den anderen hier vorgestellten Techniken benutzt werden, dann ist es möglich auf diese Weise die „Einmal & Fertig“-Methode zu implementieren und interne Ressourcen freizusetzen. Außerdem ergeben sich daraus andere für die erfolgreiche Lokalisierung wichtige Vorteile wie Skalierbarkeit und Effizienz.

 

Andere Überlegungen

Wenn diese fünf Bildtechniken konsequent in allen Teams beachtet werden, wird nicht nur Stress und Extra-Arbeit reduziert, sondern Ihr Team hat so eine solide Basis, um Stilempfehlungen zusammenzustellen, die Ihre globalen Wachstumsziele unterstützen.

Andere Fragen, die Sie beantworten und dokumentieren sollten:

    • Wann wird ein Bild wirklich gebraucht? Setzen Sie Bilder gezielt und bewusst ein. Sie brauchen vielleicht nicht so viele, wie Sie denken.
    • Wann sollten vereinfachte Bilder benutzt werden? Wann ein Foto oder ein Screenshot?
      Geben Sie Standards für jeden Bildtyp vor, um den Arbeitsaufwand bei neuen Versionen, Wartungsupdates usw. zu reduzieren.
    • Wie können Feedbackschleifen für Bilder reduziert werden? Kann die Anwendung der hier vorgestellten Techniken, die Anzahl der Feedback-Runden eingrenzen und damit ebenfalls zur Minimierung von Stress und Extra-Arbeit beitragen?
    • Wie oft werden Sie Bilder aktualisieren? Helfen Ihnen diese Techniken, die Bilder weniger oft ändern zu müssen? Können die Bilder beispielsweise bei kleineren Wartungsupdates unverändert bleiben?

6. Kalkulieren Sie die Kosten.

Versuchen Sie mit Ihrem Team den Lebenszyklus (in Anzahl Stunden und beteiligter Mitarbeiter) eines Bildes auf einem Whiteboard zu illustrieren, um zu sehen, wie viele Male es während der Gesamtnutzungszeit bearbeitet wird. Das gibt Ihnen einen guten Einblick, wie arbeitsintensiv der Prozess ist und welche Kosten im Zeitablauf mit der Aktualisierung eines Bildes verbunden sind.

Wenn Sie diesen Prozess für ein Bild visualisiert haben, multiplizieren Sie das Ergebnis mit der Anzahl der Sprachen, die Sie anbieten wollen, und dann verdoppeln Sie das Ganze noch einmal, da lokalisierte Versionen mindestens zweimal so viel Aufwand erfordern. So bekommen Sie eine grobe Schätzung, wie viel Zeit und Geld ein Bild kostet. Multiplizieren Sie diese Summe mit der Gesamtanzahl von Bildern, die Sie in den Hilfethemen, technischen Supportartikeln usw. verwenden wollen.

Diesen Gesamtaufwand für ein Bild vor Augen zu haben, könnte die Unternehmensführung davon überzeugen, Ihrem Content-Team den notwendigen Ansporn zu geben, um das globale Wachstum gezielter vorzubereiten. Nutzen Sie diese Anleitungen, wenn Sie zum Start bereit sind! Denken Sie daran, dass der größte Teil der Lokalisierung intern passieren muss, so wie wir das am Anfang dieses Artikels erklärt hatten. Das bedeutet, die Lokalisierung Ihrer Medieninhalte kann sofort beginnen, ohne zusätzliche Ressourcen.