Projektberichte als Screencast verfassen

„Wie geht es mit Ihrem Projekt vorwärts?“ Das ist eine typische Frage, egal ob Ihr Team gerade ein neues Projekt gestartet hat, Ihr Kunde einen Projektbericht anfordert oder Ihr Chef danach im Evaluierungsgespräch fragt. Die Antwort ist kein Problem für Sie, aber eine lange E-Mail Erklärung kostet wertvolle Zeit. Und was ist, wenn diese sorgfältig vorbereitete E-Mail mit allen Zahlen und Fakten dann übersehen oder vergessen wird? Menschen lernen am besten visuell. Aus diesem Grund ist gute visuelle Kommunikation besonders wichtig. Beim visuellen Lernen werden 50 Prozent mehr Lerninhalte behalten und so wird auch das Lernverständnis verdoppelt. Das sind überzeugende Argumente, Videos in Ihrem Unternehmen einzusetzen und Videos auch für Projektberichte zu nutzen. In vielen Fällen empfiehlt sich hierzu ein Screencast, also eine Aufnahme des Bildschirms als Video.

So geben Sie Projektberichte mit Videos

Schritt 1: Stellen Sie alle Inhalte zusammen, die Sie zeigen wollen

Haben Sie analytische Daten zur Website, ein besonderes Excel Arbeitsblatt, eine PowerPoint Folie oder andere projektrelevante Informationen? Öffnen Sie alle Informationen, die Ihnen helfen den Projektverlauf zu visualisieren.

Notieren Sie sich vor der Aufnahme Stichpunkte, was Sie sagen wollen. So wird nichts Wichtiges vergessen.

Bereiten Sie eine Gliederung für den Screencast vor

Schritt 2: Starten Sie Ihre Software zur Bildschirmaufnahme

Entscheiden Sie sich für eine Aufnahmesoftware. Snagit von TechSmith ist ideal für schnelle Aufnahmen vom Desktop, zum Beispiel einen kurzen Screencast zum Projektergebnis. Wenn Sie Snagit noch nicht haben, finden Sie hier eine kostenlose Testversion. Wählen Sie den Videomodus, bestimmen Sie den Aufnahmebereich und starten Sie die Aufnahme.

Screencasts statt langer E-Mails

Schritt 3: Nehmen Sie die Webkamera auf, um sich vorzustellen

Dieser Schritt ist nicht unbedingt nötig, aber meistens kommt eine persönliche Vorstellung bei den Kollegen und Kunden gut an. Mit Snagit können Sie die Webkamera leicht aufnehmen. Während der Aufnahme können Sie zwischen Desktop und Webkamera wechseln. Das gibt dem Screencast eine persönliche Note und Ihren Kollegen und Kunden wird das gefallen.

Screencast mit zusätzlicher Webcam Aufnahme

Schritt 4: Führen Sie die Projektergebnisse visuell vor

Zeigen und erklären Sie die Materialien und Grafiken an Ihrem Computer, die Sie zusammengestellt haben. Halten Sie sich an Ihre Stichpunkte und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, um das Video kurz und knapp zu halten. Vidyard stellte fest, dass Videos unter 90 Sekunden zu 53 Prozent im Gedächtnis behalten werden. Videos über 30 Minuten schneiden im Vergleich viel schlechter ab. Hier merken sich die Zuschauer durchschnittlich nur 10 Prozent der präsentierten Inhalte. Hier bei TechSmith halten wir uns an die Devise „maximal 5 Minuten“ für interne Screencasts.

Zeigen Sie die unterschiedlichen Illustrationsbeispiele während der Bildschirmaufnahme

Schritt 5: Speichern Sie Ihren Screencast und zeigen Sie es

Speichern Sie Ihr Video als MP4-Datei. Das ist ein beliebtes und flexibles Videoformat, das auf den meisten Computern abgespielt werden kann. MP4-Videos können auch direkt aus Snagit auf verschiedene Hostingdienste hochgeladen werden, zum Beispiel auf YouTube, Vimeo oder Screencast.com.

Jetzt haben Sie ein fertiges Video, das Sie anderen zuschicken können. Kommt bald ein Meeting auf Sie zu, in dem Sie die Ergebnisse präsentieren müssen? Sie können Ihr Video selbst zeigen oder es den Teilnehmern vorab schicken, falls Sie am Meeting nicht teilnehmen können.

 

Video und Screencast abspeichern, hochladen und weitergeben

So einfach ist das. Ein kurzes Video der Projektergebnisse aufzunehmen, kann sogar schneller sein als eine lange E-Mail zu schreiben. Die Kollegen schauen Videos lieber an und merken sich den Inhalt besser.

Verwenden Sie schon Videos am Arbeitsplatz? Schreiben Sie uns, wie Sie Videos zur Kommunikation mit Kunden und Kollegen einsetzen.